Pranešimas spaudai: apie ką, kada ir kaip?

Didžiojoje Britanijoje lapkričio 12 - 18 dienomis vykstant Nacionalinei trumpos istorijos savaitei, įrašas apie pranešimo spaudai rašymą atrodo aktualus ir reikšmingas. Tad kada ir kaip papasakoti trumpą istoriją apie save ir savo rankdarbių verslą?

Pranešimas spaudai yra vienas iš ryšių su visuomene elementų, skirtas palaikyti komunikaciją tarp organizacijos ir visuomenės. Organizacija pristato savo veiklą, pasiekimus, palaikydama gerą savo įvaizdį, o tikslinė auditorija (pavyzdžiui, pirkėjai, verslo partneriai) sužino apie organizacijos paslaugas, patikimumą, požiūrį į pirkėjus.

Rengiant pranešimą spaudai, svarbi pati organizacija, konkretus įvykis, nauja paslauga ar prekė, apie kuriuos pasakojama - apie tai galite skaityti ankstesniame įraše  „Viešieji ryšiai rankdarbių versle“.

Pavadinimas, dažnai nulemiantis, ar bus skaitomas visas pranešimas. Todėl pavadinimas turi sudominti skaityti išsamesnę pranešime pateiktą informaciją. Pavadinimas formuluojamas kaip pagrindinė pranešimo kryptis ir nusakoma vienu sakiniu. Pavadinimo formuluotė taip pat atspindi, kaip organizacija nori save pateikti visuomenei, kokį įspūdį sukurti.

Turinys. Įžangoje aiškiai ir trumpai išdėstoma visa pranešimo esmė, vėliau papildant mažiau svarbia informacija. Dėstant nuosekliai atsakoma į klausimus kas, ką, kur, kada, kodėl, kaip - tokiu atveju pranešimas bus išbaigtas, nestokos reikšmingos informacijos. Situacijos vertinimas, nuomonė, prognozės ateičiai pateikiamos pranešimo pabaigoje. 

Pasakojimą įtaigesnį daro citatos  - renginio organizatoriaus, rankdarbių kūrėjo ir pan. (ketindami cituoti kitą asmenį, pasiteiraukite jo leidimo). Dėstykite trečiuoju asmeniu - pranešime spaudai netinka formuluotė „Mes organizuojame...“. Taip pat reikėtų vengti rašyti pavadinimų vien didžiosiomis raidėmis, kadangi žurnalistui teks jas keisti mažosiomis.

Iliustracijos. Kadangi rankdarbių verslas susijęs su kūryba, konkrečiais objektais, straipsnį verta iliustruoti nuotrauka - toks pranešimas tampa įdomesnis, įtaigesnis.

Struktūra. Pirmiausia nurodoma antraštė „Pranešimas spaudai“, tuomet data, pavadinimas, pranešimo esmė,  dėstymas, informacija apie organizaciją (rankdarbių kūrėją), rankdarbius. Pateikite faktus apie rankdarbių organizaciją, kad žurnalistui nereikėtų papildomai naršyti internete, ieškant svarbios informacijos. Pranešimas baigiamas nurodant kontaktus papildomai informacijai gauti - kontaktinio asmens vardas, pavardė, organizacijos pavadinimas, telefono numeris, elektroninio pašto adresas. Komunikacijos specialistai teigia, jog esmei atskleisti pakanka 250 žodžių; pranešimas neturėtų viršyti dviejų lapų, geriausia, jei viskas būtų išdėstyta viename lape.

Pranešimo paskelbimas. Gali būti, jog žiniasklaidos priemonėms išsiųstas pranešimas spaudai iškart nebus skelbiamas - jame esanti informacija yra įdomi, tačiau ji dedama į archyvą, ketinant skelbti vėliau. Vėliau skelbtina informacija gali būti svarbi informacija apie pačią organizaciją; nuotrauka su išsamiu aprašymu. Pranešimas spaudoje gali nepasirodyti dėl menko reikšmingumo, neaktualumo, pernelyg reklaminio turinio, nuobodumo, netinkamo parašymo. Su pranešimu spaudai siunčiamame elektroniniame laiške vertėtų išsamiau aprašyti tematiką, situaciją - įrašas „Pranešimas spaudai, prisegta prie laiško“ nėra informatyvus.

Renkantis žiniasklaidos kanalą, vertėtų pasidomėti, ar jame skelbiamos panašaus turinio žinutės kaip jūsiškiame pranešime spaudai - galbūt nėra verta pranešimo siųsti daugeliui žurnalistų, o pasirinkti tik tuos, kuriems jūsų pranešimas būtų itin įdomus, aktualus. „Vikipedijos“ stiliumi parašytas pranešimas vargu ar sudomins. Jeigu pranešimą siunčiate tik vienam kanalui, galite nurodyti, jog suteikiate jiems pirmumą paskelbti naujieną - išskirtinė ir niekur kitur neskelbta naujiena gali pasirodyti vertinga ir įdomi.

Pranešimą spaudai galite skelbti su jūsų veikla susijusiame portale (siunčiant elektroniniu paštu), savo interneto svetainėje - svarbiausia, jog naujiena pasiektų tuos asmenis, kuriems ji ir skirta. Venkite platinti pranešimą su jūsų svetainėje jau anksčiau paskelbta informacija - pranešimas spaudai turi būti rašomas specialiai tam portalui, leidiniui, stengiantis rašyti tam kanalui būdingu stiliumi.
Vertėtų įvertinti, ar parengtas pranešimas spaudai yra objektyvus, nors tai - rankdarbių, rankdarbių organizacijos viešinimo būdas, jis turi būti pagrįstas faktais, profesionaliais vertinimais.

Peržiūrėkite kelis pranešimo spaudai pavyzdžius:
„Lėlės, kurioms pavydi barbės“ („Litexpo“, 2011-11-03)

„Kaune vyksiančioje parodoje – viskas iš metalo laužo“ („Verslo žinios“, 2008-08-24)

„Likimo nuskriaustųjų darbai - bendroje amatininkų svetainės kraitėje“ („Elta“, 2012-11-06)

Vilija Butėnienė

Šaltiniai

How to: write the perfect press release for journalists
Press releases: 10 common mistakes
Alison Theaker. The Public Relations Handbook. Psychology Press, 2004. ISBN 9780415317924